Ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre de Protección de datos personales y garantía de los derechos digitales

La protección de datos en España es una obligación legal que siempre debes cumplir. No importa si eres un autónomo o una gran empresa, ya que la normativa es aplicable en cualquier caso. El objeto de las normativas en protección de datos es garantizar la seguridad de los datos personales de todas las personas físicas en cualquier ámbito comercial. Para ello, son muchas las acciones que se deben desarrollar. Hoy nos centramos en un sector muy concreto e interesante: las agencias inmobiliarias.

Inmobiliarias y Protección de datos

Son muchos los datos personales que se recaban en agencias inmobiliarias españolas. Además, en algunos casos se trata de datos que requieren un nivel de protección elevado. Por ello, si tienes una inmobiliaria debes prestar especial atención al cumplimiento de esta normativa. Tu propósito debe de centrarse en cumplir la norma y ofrecer una seguridad extrema a tus clientes, proveedores, empleados y usuarios en general.

Las agencias inmobiliarias, como cualquier negocio, tienen el deber de recoger, registrar y custodiar los datos de carácter personal con ética y tiento. Pero ¿cómo lo hacemos?

Normativa de protección de datos para agencias inmobiliarias

Seguro que has escuchado hasta la saciedad las siglas LOPD y RGPD. ¿Sabes a qué reglamento debes acogerte si tienes una inmobiliaria? En Aquino Pérez & Asociados te lo vamos a contar todo.

En España todas las empresas, ya sean grandes o pequeñas, están obligadas a cumplir con diferentes normas en materia de protección de datos personales:

  • RGPD: Reglamento Europeo de Protección de Datos, que entró en vigor el 25 de mayo de 2018 y es aplicable en toda la Unión Europea.
  • LOPDGDD: Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y Garantías de Derechos Digitales, que entró en vigor el 6 de diciembre de 2018. Esta ley viene a sustituir a la antigua LOPD española y es de aplicación nacional.
  • LSSICE: Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico. Esta norma es aplicable en aquellos casos en los que se obtienen ingresos, directa o indirectamente, a través de servicios digitales o páginas web.

Si tienes una agencia inmobiliaria en España es muy probable que debas acogerte a las tres normativas que te acabamos de detallar. No obstante, la aplicación de la LSSI dependerá de si tienes un entorno digital y qué tipo de acciones realices online. Generalmente, las inmobiliarias cuentan con websites enfocadas a obtener ventas de inmuebles. Esto implica la obligatoriedad de cumplir con todas las normas mencionadas.

Agencias inmobiliarias y los datos personales

Las inmobiliarias tienen la obligación de tener un Registro de Actividades de Tratamiento (RAT) eficaz y ajustado a la LOPDGDD. El RAT es obligatorio para el cumplimiento del principio de accountability que tienen los agentes inmobiliarios y su correcta estructuración te permitirá tener bien identificados los tipos de datos que recoges y hacer una correcta clasificación tanto de la finalidad de los datos como de la base jurídica que te legitima para su tratamiento. Ten en cuenta que un dato personal es cualquier tipo de información que pueda identificar o hacer identificable a una persona, ya sea su nombre, apellidos, número de teléfono o, incluso, el correo electrónico.

Además, debemos tener mucho cuidado con los datos sensibles, como los financieros o los datos de salud. En el caso de las agencias inmobiliarias, es muy probable que se traten datos bancarios, crediticios o similares, que deben estar cubiertos por un nivel de protección alto.

Con la antigua LOPD tenías la obligación de comunicar una serie de ficheros de datos personales ante la Agencia de Protección de Datos Española (AEPD). La norma nueva, unida al RGPD, modifica esto. El objetivo es que las empresas adquieran un compromiso mayor, responsabilidad proactiva, con la seguridad de la información personal que obtienen.

Esto implica la obligación de contar con un Registro de Actividades de Tratamiento, bien detallado y específico. Este documento obligatorio siempre ha de estar actualizado, ya que la AEPD te lo puede solicitar en cualquier momento.

Por norma general, las inmobiliarias podrían tratar los siguientes tipos de datos:

  • Datos de clientes.
  • Datos de proveedores.
  • Datos de facturación y contabilidad.
  • Recursos humanos y currículums.
  • Datos de videovigilancia (Sí, la imagen también es un dato personal).
  • Datos electrónicos de usuarios web.

Conservación y custodia de los datos personales

Todos los datos personales con los que se trabaja en las agencias inmobiliarias se rigen por el RGPD, la LOPGDD y, probablemente, la LSSICE. Esto significa que la información personal debe de estar perfectamente custodiada y protegida. Para conseguirlo está el responsable de tratamiento, el delegado de protección de datos (si fuera necesario) y los diferentes encargados de tratamiento.

Estas figuras aparecen en las distintas normas que te hemos mencionado. Con el fin de velar por la seguridad de los datos, es imprescindible la firma de contratos diferentes. Si cedes datos a terceros (como a una agencia de marketing, a una asesoría o aun despacho de abogados, entre otros) los contratos de tratamiento de datos son esenciales. Además, tu equipo de trabajadores y colaboradores deberá firmar contratos de confidencialidad enfocados a proteger toda la información personal que maneja la inmobiliaria.

Una custodia de datos segura también implica una destrucción posterior adecuada. Actualmente existen diferentes herramientas que nos ayudan a mejorar todos estos procesos.

El plazo de conservación de los datos personales depende muchísimo del tipo de información. Según el RGPD y la LOPDGDD debes conservar los datos siempre y cuando te sean útiles. Es decir, hasta que se cumpla la finalidad para la que fueron recabados. No olvides, que al usuario le debes informar siempre sobre el uso que le vas a dar a sus datos y deberá darte su consentimiento expreso para ello.

Pese a que el plazo de conservación de los datos sea tan ambiguo, hay que conocer otras normativas, que son algo más claras al respecto. Por ejemplo, los datos de facturación (como las facturas) deben conservarse durante, al menos, 5 años.

¿Estoy obligado a cumplir la LOPD como agente inmobiliario?

La respuesta a esta pregunta es clara: ¡Sí, siempre! Independientemente del tipo de datos que obtengas de tus clientes o usuarios, deberás cumplir con el RGPD y la nueva LOPD española. Pero, además, hay que prestar atención a muchos factores, con el fin de que tu empresa se adecue perfectamente a la legalidad vigente y, así, evitar sanciones.

Recuerda, además, que las nuevas normativas, que entraron en vigor en 2018, reconocen algunos derechos, que no estaban incluidos en los famosos ARCO. A los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, se unen ahora, el derecho al olvido y el derecho a la portabilidad de los datos.

Garantizar la seguridad en materia de protección de datos es tu deber y obligación, como negocio. De esta forma, estarás evitando las posibles sanciones, que ¡ojo! pueden ser bastante elevadas.

Contacta con Aquino Pérez & Asociados para que tu Inmobiliaria cumpla con las normativas aplicables en tu sector. Recuerda que contar con un asesoramiento especializado y de calidad es clave para cumplir con las diferentes normas de protección de datos. Nosotros evaluamos tu negocio, analizamos los tipos de datos que recabas y nos encargamos de documentar todo el proceso con claridad y objetividad. ¡Llámanos y te ayudamos a cumplir con la LOPDGDD, el RGPD y la LSSICE!