La actualidad que estamos viviendo ha hecho realidad la modalidad más esperada por muchos, y temida por otros, el teletrabajo.
En muchas empresas implementar el trabajo a distancia era una tarea pendiente cuya ejecución no encontraba el momento adecuado. De repente, se ha convertido en la única vía de seguir ofreciendo nuestros servicios para mantenernos a flote.
Para bien o para mal, el Covid-19 nos ha obligado a muchos a implementarlo de la noche a la mañana, sin darnos tiempo a pensar en cómo debíamos hacerlo para hacerlo de manera segura.
Teletrabajar no es ¨coger el ordenador e irnos a casa¨, por ello, hoy quiero que analicemos los aspectos legales que se deben tener en cuenta, así como algunas medidas de seguridad mínimas para hacerlo de forma segura.
Al final de este articulo os dejo la guía en pdf con los consejos en Ciberseguridad que nos da Europol.
Empecemos por lo básico.
¿Qué es teletrabajar?
El artículo 13 de la Ley del Estatuto de los Trabajadores define el teletrabajo como aquel trabajo a distancia en el que la prestación de la actividad laboral se realiza de manera predominante en el domicilio del trabajador. O en el lugar libremente elegido alternativo a las oficinas físicas de la empresa.
Es decir, estaremos teletrabajando cuando realicemos nuestra actividad laboral la mayor parte del tiempo desde un lugar diferente a los centros físicos de la empresa.
Gracias a esta libertad de movilidad el teletrabajo implica muchas ventajas tanto para la empresa como para el empleado.
Pero, para que la experiencia sea positiva y productiva para la empresa y los empleados se deben tener en cuenta distintos aspectos tanto legales como técnicos.
Vamos a repasar los aspectos legales, así como las medidas de seguridad mínimas que se deben tener en cuenta antes de emprender esta gran aventura de teletrabajar.
Aspectos legales del teletrabajo.
Acuerdo escrito.
La decisión de realizar trabajo a distancia debe formalizarse mediante acuerdo escrito donde se recojan todas las obligaciones y derechos del empleado y de la empresa durante la jornada de teletrabajo.
El teletrabajo puede formar parte de las condiciones iniciales del puesto de trabajo, o puede surgir por circunstancias sobrevenidas.
Con independencia de las causas que ocasionen esta nueva modalidad de trabajo, lo importante es que este acuerdo de voluntades quede por escrito.
No significa que deba hacerse un nuevo contrato laboral. Estas condiciones pueden plasmarse en un anexo del contrato incial.
¿Es obligatorio aceptar teletrabajar?
Optar por el teletrabajo será siempre una decisión voluntaria del empleado y del empleador.
Si el teletrabajo no forma parte de la descripción inicial del puesto de trabajo, y el empleador hace una oferta de teletrabajo, el trabajador puede aceptar o rechazar la oferta.
Si un trabajador expresa su deseo de optar al teletrabajo, el empleador puede aceptar o rechazar la petición.
Ninguna de las partes está obligada a aceptar esta modalidad de trabajo. Debe ser un acuerdo voluntario entre la empresa y el trabajador.
Lugar de realización del teletrabajo
El teletrabajo se puede realizar desde el domicilio del empleado o desde otro lugar que acuerden la empresa y el trabajador.
El lugar que elijan las partes tiene que cumplir las condiciones adecuadas para garantizar la seguridad y la salud del trabajador exigidas en la Ley de Prevención de riesgos laborales.
Horario.
En el acuerdo escrito que formalicemos con la empresa se deben especificar las condiciones del trabajo a distancia. Entre ellos el horario en que realizaremos nuestra jornada laboral.
Lo recomendable es que sea el mismo horario que haríamos si estuviéramos en nuestro centro de trabajo habitual.
La determinación del horario garantizará que todo el equipo pueda seguir operando de forma coordinada y sincronizada.
Además, también asegura que la actividad profesional no invada el ámbito familiar y viceversa, y, por supuesto, la desconexión digital que recoge la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales
Medios materiales para el trabajo a distancia.
Todas las cuestiones relativas a los equipos que utilizará el empleado, la responsabilidad de este sobre su uso y cuidado, así como los costes han de estar definidas claramente antes de comenzar el teletrabajo.
Como regla general, el empleador está encargado de proporcionar, instalar y mantener los equipos necesarios para el teletrabajo (ordenadores, móviles, tablets…). Y debe cubrir los costes causados directamente por el trabajo, en particular los relativos a las comunicaciones (internet, llamas).
Por su parte, el teletrabajador al usar recursos técnicos de la empresa debe usarlos con responsabilidad y solo para temas laborales, no personales.
El empleador establecerá medidas de control de los equipos y de la jornada laboral. Este control no puede ser absoluto y continuo y, en todo caso, se ha de respetar la intimidad y dignidad del trabajador.
Políticas de Salud y Seguridad.
La empresa debe contar con un catálogo de medidas y controles que garanticen la salud y seguridad del empleado en el lugar donde vaya a realizar el trabajo a distancia. Y ponerla en conocimiento de éste previo al inicio del teletrabajo.
Dado que puede coincidir el lugar de trabajo con el domicilio del trabajador, cualquier evaluación de riesgos deberá respetar, en la medida de los posible, la intimidad del teletrabajador y ceñirse exclusivamente a los riesgos laborales concretos que pueden derivarse del teletrabajo.
Si el teletrabajador trabaja en el domicilio, dicho acceso está sujeto a notificación previa y a las condiciones establecidas en el acuerdo firmado.
El trabajador podrá negar la entrada del empresario a su domicilio. Pero también es un deber del trabajador el colaborar con el empresario para que éste pueda garantizar su seguridad.
Legalmente es el empresario el obligado a garantizar la seguridad y salud de sus trabajadores, según lo expuesto en el artículo 14 de la LPRL. Por tanto, en caso de negativa, se recomienda que el empresario deje constancia de la misma y de la imposibilidad de efectuar la evaluación o revisión de riesgos laborales y de cumplir en general con su deber de protección.
¿Hay diferencias en la retribución económica?
El Estatuto de los Trabajadores indica que solo puede haber diferencias salariales justificadas cuando el hecho de estar en el centro de trabajo implique que varían las condiciones del empleo.
Si esto no es así, el trabajador ha de recibir la misma retribución que si realizase su actividad en la propia empresa.
¿Qué derechos tienen los trabajadores que optan por el teletrabajo?
Los empleados que acepten teletrabajar mantendrán los mismos derechos que el resto de los trabajadores que trabajan de forma presencial en la empresa.
Además, podrán optar a una formación continua que les permita crecer dentro de la empresa, aunque desarrollen su actividad desde su domicilio.
¿Debo fichar si estoy teletrabajando?
Sí.
Será la empresa la que deba implementar los mecanismos oportunos para poder cumplir con su obligación del registro de la jornada laboral.
Recomendaciones en Ciberseguridad.
Para no poner en riesgo los recursos de la empresa, la organización debe tener protocolos de seguridad conocidos por todos los trabajadores.
La empresa debe establecer protocolos de actuación que garanticen la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información y medios técnicos a los que accederá el empleado.
Por su parte, el trabajador debe cumplir con las medidas de seguridad establecidas previamente por la empresa.
La oficina de Seguridad del Internauta (OSI) nos da recomendaciones como trabajadores para minimizar los riesgos del teletrabajo.
Y la empresa debe asegurarse que en su protocolo de seguridad se incluyan como mínimo las siguientes.
Medidas básicas de seguridad para mitigar el riesgo del teletrabajo.
- Identificar la persona responsable con la que el trabajador debe contactar en caso de incidentes de seguridad.
- Advertir al empleado de cuales son las aplicaciones informáticas autorizadas por la empresa.
- Establecer mecanismos para generar Contraseñas seguras.
- Mecanismos de Doble factor de autenticación para elevar el nivel de seguridad en caso de hackeo de las contraseñas.
- Formación a los empleados sobre ataques de ingeniería social.
- Sistemas operativos actualizados.
- Indicar a los empleados la no utilización de los dispositivos de empresa para el uso personal.
- Tener herramientas de seguridad como antivirus al día.
- Configurar las copias de seguridad. Frecuencia y formas de hacerlas si las circunstancias obligan a que sea el trabajador quien deba realizarla.
- Concienciar al empleado de No conectarnos a wifi de uso público. Las wifis de casa configurar su contraseña para que sea una contraseña robusta y evite ser accesibles por ciberdelincuentes.
Como vemos, teletrabajar no es tan sencillo como coger el ordenador e irse a casa.
Se deben cuidar los aspectos legales y de seguridad para que su ejecución no suponga un riesgo para la empresa.
Si necesitas ayuda para revisar las condiciones legales de tus teletrabajadores escríbenos sin compromiso.
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