Hoy en día ¿quién no usa Whatsapp?

 Icono De Whatsapp

Hoy os vamos dar las claves para usar Whatsapp cumpliendo con la ley de Protección de datos personales en vuestra actividad empresarial.

Varios estudios de marketing revelaron en 2019 que  existen unos 30,5 millones de cuentas registradas en España, situando a nuestro país en la novena posición por delante de países como Reino Unido en usuarios de Whatsapp.-

En esta misma línea, la encuesta de Panel de Hogares de la Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia (CNMC) reveló que la aplicación Whatsapp es la más usada para el envío de mensajes y ha alcanzado el 93,1% de usuarios entre quienes utilizan un teléfono móvil inteligente (“smartphone”) en España.

Las empresas acceden a usar Whatsapp con los clientes.

Como consecuencia del incremento del uso de esta aplicación los autónomos y empresas se han visto en la necesidad, también por comodidad, de integrarla como herramienta de comunicación, tanto interna, entre empleados, como externa para llegar a sus clientes.

Y es aquí donde empieza la polémica ¿se cumple con la ley orgánica de protección de datos al usar esta aplicación? Aquí os explicamos cómo hacerlo bien.

Claves para usar Whatsapp Business y cumplir con la LOPD-GDD

Las empresas que decidan utilizar Whatsapp deberán hacerlo cumpliendo con el RGPD, la LOPDGDD y la LSSI.

Las empresas o autónomos que decidan apostar por esta herramienta de mensajería instantánea deberán utilizar WhatsApp Business (Google Play o App Store) y no la aplicación WhatsApp Messenger, que está diseñada para comunicaciones personales.

WhatsApp Business es la versión recomendada a nivel de empresa. Ya que ha sido creada para facilitar las comunicaciones con clientes, aportando herramientas que permiten automatizar, ordenar y responder mensajes de forma rápida.

Whatsapp como herramienta de comunicación interna en la empresa.

No faltan excusas para crear grupos de Whatsapp, ya sea para quedar con los amigos, el grupo de padres y madres del colegio de tus hijos y ahora también los grupo de trabajo o de equipo en las empresas.

Ahora bien, si eres empleador y quieres cumplir con la LOPD-GDD tendrás que seguir estos pasos.

  • Si como empleador quieres crear un grupo para comunicaciones internas, debes avisar previamente a todos los trabajadores y colaboradores que serán miembros.
  • Estos han de poder aceptar o rechazar ser incluidos en dicho grupo libremente, sobre todo si hacen uso de sus teléfonos particulares.
  • Los miembros del grupo deben poder revocar el consentimiento y poder ejercer sus derechos en cualquier momento.
  • Deber de información: en la primera comunicación que se realice con los miembros del grupo es recomendable que figure la información básica legal: Responsable del tratamiento, finalidad, legitimación, destinatario, derechos y contacto del responsable o del Delegado en Protección de Datos, en aquellas actividades empresariales en que sea obligatoria su designación.

Utilizar WhatsApp Business para comunicaciones con clientes.

Portátil, Escritorio, Trabajo, Oficina

LO ESENCIAL: Es recomendable que solamente se use WhatsApp como canal de comunicación a nivel informativo o para el envío de publicidad, no como medio para compartir datos personales o información confidencial.

La empresa que desee comunicarse con sus clientes por medio de la aplicación de mensajería instantánea debe revisar que el tratamiento que hará es lícito.

El tratamiento de datos será lícito cuando se base en algunas de las bases jurídicas establecidas en el artículo 6 del RGPD. Entre ellas se encuentra el consentimiento del interesado, aunque no es la única.

La empresa o empresario que no tenga el consentimiento del interesado podría basar su tratamiento en otra de las bases jurídicas reconocidas en el RGPG- Para ello es recomendable buscar asesoramiento experto que le ayude a determinar cuál es la legitimación más apropiada.

Otras ventajas de Whatsapp business

En las comunicaciones con los clientes también debes cumplir con el deber de información del que hemos hablado más arriba.

Sobre el consentimiento de los clientes, la versión Business de Whatsapp cuenta con una API (Application Programming Interface) que permite implementar diferentes funciones de la aplicación en otros productos software utilizados en la empresa, como es el caso del CRM, para la gestión de la comunicación con los clientes.

Dentro de esta API se ofrece a los usuarios una función que permite obtener el consentimiento de los usuarios antes de comenzar a interactuar con ellos por medio de WhatsApp.

Asimismo, WhatsApp Business permite establecer mensajes de bienvenida en nuevas conversaciones o cuando estas tengan una antigüedad superior a 14 días. En este mensaje se recomienda indicar la información básica sobre el tratamiento de datos, denominada «primera capa».

Recomendaciones para usar whatsapp y cumplir con LSSI

Además de cumplir con la Ley orgánica de Protección de datos, el empresario o autónomo que pretenda realizar comunicaciones comerciales por medio de la aplicación, debe seguir las pautas que indica el artículo 21 de la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y del comercio electrónico (LSSI).

  1. Está prohibida el envío de comunicaciones publicitarias o promocionales cuando estas no hayan sido solicitadas o expresamente autorizadas por el destinatario.
  2. El consentimiento no será necesario cuando exista una relación contractual previa, y la publicidad sea referente a productos o servicios de la propia empresa similares a los ya contratados.
  3. Como empresario debes ofrecer la posibilidad al destinatario de oponerse al tratamiento de sus datos con fines comerciales mediante un procedimiento sencillo y gratuito.

Como has podido ver, las claves para usar Whatsapp radican en hacer un uso responsable de las comunicaciones.

Lo realmente importantes es realizar un tratamiento legal de los datos, tanto de empleados como de clientes que proteja su privacidad.

Si tienes más dudas sobre este tema ponte ahora en contacto con nosotros y seguro que te echamos un mano.